المشكلة

كان صندوق التنمية الصناعية السعودي يدير عملياته الداخلية كما تفعل المؤسسات العامة الكبيرة عادةً: مستندات تنتقل بين الإدارات، وموافقات تُجمع بالتتابع، وشخص مسؤول عن نقل كل معاملة إلى المكتب التالي. وكل عملية تسليم من هذه هي موضع يتعثر عنده العمل، وتصبح فيه الحالة الراهنة رهنًا بما يتذكره أحدهم، ويحتاج فيه سجل التدقيق إلى إعادة بناء لاحقًا من صناديق البريد. والتكلفة هنا نادرًا ما تكون عطلًا واحدًا كبيرًا، بل ضريبة يومية من المتابعة وإعادة الإرسال وإعادة الشرح لا يقيسها أحد لأنها لا تظهر في أي تقرير للنظام.

دوري في المشروع

ارتباط تعاقدي عبر ASGA Tech لتقديم حلول مؤسسية حكومية داخل بيئة Microsoft القائمة لدى الصندوق. عملت على أنظمة إدارة المستندات وأتمتة سير العمل: منطق التوجيه، والتعامل مع المستندات المحيط به، وطبقة البيانات التي جعلت الاثنين قابلين للقياس والتقرير.

البنية المعمارية

• منصة SharePoint 2019 أساسًا للعمل، لأنها كانت بالفعل نظام المستندات في المؤسسة. ولم يكن استبدالها هدفًا في أي وقت؛ فالأتمتة التي تُجبر الناس على مغادرة أدواتهم المعتادة لا تُعتمَد، بل يجري الالتفاف حولها، فينتهي الأمر بإجراءين بدل إجراء واحد.
• إدارة المستندات مبنية على المنصة نفسها، فيصبح للمستند موقع مرجعي واحد بصلاحياته وسجل إصداراته، بدل اسم ملف ملحق به تاريخ ينتقل عبر المرفقات.
• توجيه الموافقات مبني كمسارات عمل صريحة لا كسلاسل بريد إلكتروني: كل خطوة تعرف من تنتظره، وما هي المعاملة، وإلى أين تنتقل عند الاعتماد أو الرفض.
• لغة C# للمنطق الذي عجز محرك سير العمل الجاهز عن التعبير عنه — التوجيه الشرطي وقواعد التحقق والتكاملات التي تفصل بين نموذج إلكتروني وإجراء حقيقي.
• قاعدة SQL Server خلف ذلك كله، فتصبح حالة كل مستند وكل موافقة بيانات قابلة للاستعلام بدل معلومة مدفونة في بريد، وهو أيضًا ما يجعل الإجراء قابلًا للقياس أصلًا.

التقنيات

SharePoint 2019 و C# و SQL Server.

النتيجة

انخفضت الخطوات التشغيلية اليدوية بنسبة 40%. وداخل صندوق حكومي، ليست هذه في المقام الأول قصة سرعة بل قصة اتساق ومساءلة: خطوات كانت تعتمد على تذكُّر أحدهم لتحويل مستند صارت تجري بالطريقة نفسها في كل مرة، وصارت حالة أي طلب استعلامًا لا مكالمة هاتفية. كما رسّخ العمل ضمن قيود القطاع العام قاعدة ما زلت أصمّم وفقها: الأتمتة يجب أن تكون قابلة للتدقيق، لا سريعة فحسب؛ فالنظام الذي لا يستطيع أن يبيّن من اعتمد ماذا ومتى يكون قد نقل المشكلة لا حلّها.